학술대회 발표자 교체 및 등록·대리발표 승인 검증

Part 1. PCO 학술사무국 및 기술프로그램 책임자

"명찰 변경이 발표 자격을 보장하지 않습니다. 공저자 여부와 사전 서면 승인을 분리해 확인하십시오."

• 후보의 공저자 여부와 기본 정보 접수: 발표자의 불참 연락을 받으면 논문 번호, 세션, 기존 발표자와 교체 후보의 이름을 함께 접수하고 후보가 논문에 등재된 공저자인지 확인하십시오. 명찰 이름 변경만으로 발표 자격까지 확정하지 마십시오.
• 학회별 대리발표 규정과 승인권자 확인: ICASSP 2026은 모든 공저자가 발표할 수 없다는 근거가 있을 때 기술프로그램위원장의 허가를 받은 비저자 대리발표를 허용하고, 허가 없는 대리발표는 미발표로 처리했습니다. 다른 학회의 허가서를 재사용하지 말고 진행할 학회의 허용 대상과 승인권자를 확인하십시오.
• 비저자 후보의 서면 허가와 역량 근거: 참석 불가 사유, 공저자들의 발표 가능 여부, 후보가 연구를 설명하고 질문에 답할 역량을 뒷받침할 자료를 승인권자에게 전달하십시오. 요청 접수와 사전 서면 허가를 분리하십시오. ICASSP의 이의신청 안내에서는 사전 서면 승인이 없는 비저자 대리발표를 구제 대상에서 제외했습니다.
• 승인 전 확정 보류와 대체 방식 확인: 허가가 나기 전 후보를 좌장에게 확정된 대리발표자로 안내하지 마십시오. 현장 발표를 요구하는 학회라면 녹화 영상이나 원격 접속으로 자동 대체된다고 약속하지 말고 해당 학회의 조건을 확인하십시오.
• 허가 조건과 발표 준비: 서면 승인에 부속된 조건을 확인하고 원저자가 후보와 발표 자료와 예상 질의응답을 준비하도록 지원하십시오.
• 공저자 간 변경과 사례의 적용 범위: 공저자 간 교체는 해당 학회의 별도 절차를 따르십시오. ICASSP 사례를 다른 학회의 저자 등록·대리발표·미발표 규정으로 일반화하지 마십시오.

Part 2. 등록 사무국 및 등록 운영 담당

"등록 화면의 유형만으로 저자 여부를 예단하지 말고, 논문 연결 상태와 환불 조건을 대조하십시오."

• 저자 등록과 참가자 등록의 분리: ICASSP 2026은 적격 비학생 저자 등록 한 건에 등록자가 저자인 논문 최대 네 편을 연결하도록 했습니다. 다른 공저자의 등록으로 논문이 이미 연결된 경우 참석 공저자는 비저자 참가 등록을 하도록 안내했으므로, 등록 유형만으로 논문 저자 여부를 판단하지 마십시오.
• 후보 등록과 논문 연결의 이중 대조: 후보의 참가 등록과 해당 논문이 연결된 저자 등록을 각각 확인하십시오. 기존 등록자의 불참에 따른 연결이나 결제 상태 변경은 등록 사무국의 공식 답변을 받으십시오.
• 환불 및 양도 조건 확인: ICASSP의 기본 등록 정책에는 논문을 연결한 등록비의 환불 불가 조건이 있으나, 공식 저자 안내에는 대체 발표자 등록 후 환불을 요청할 수 있는 절차와 기한도 안내되어 있습니다. 해당 학회의 적용 규정과 예외를 등록 사무국에 확인하고 발표자 변경만으로 환불이나 등록권 양도를 약속하지 마십시오.
• 확인 근거를 독립된 열로 관리: 후보의 참가 등록, 논문의 저자 등록 연결, 비저자 대리발표의 서면 허가, 좌장의 발표 기록을 각각 구분하십시오. 한 항목의 확인으로 다른 항목을 완료 처리하지 말고 이름 변경과 비용 처리의 답변도 따로 남기십시오.
• 논문 번호를 기준으로 자료 연결: 명찰 담당자, 학술사무국과 세션 좌장이 동일한 논문 번호로 변경·등록 자료를 조회하도록 인계 체계를 정하십시오.

아래는 확인 근거를 구분하는 편집팀의 적용안입니다. 실제 승인 조건은 해당 학회에 확인하십시오.

Part 3. 세션 좌장 및 현장 운영 담당

"현장 도착이 발표 완료를 입증하지 않습니다. 세션 수행과 질의응답 기록으로 확인하십시오."

• 변경 정보와 허가 조건 인계: 세션 전 교체된 발표자 이름과 서면 승인 조건을 좌장에게 전달하고 수령 여부를 확인하십시오.
• 실제 발표와 세션 참여 확인: 행사장 도착이나 포스터 부착만으로 발표 완료를 확정하지 마십시오. ICASSP는 포스터 발표자가 세션 대부분에 부재한 경우 미발표로 취급했습니다. 해당 학회의 발표 형식별 수행 기준을 확인하십시오.
• 질의응답 문제의 사실 기록: ICASSP 이의신청 안내는 사전 허가된 대리발표자가 연구를 설명하거나 질문에 답하지 못한 경우도 구제 대상에서 제외했습니다. 좌장은 실제 발표자, 수행 여부와 질의응답 중 문제를 학회의 절차에 따라 기록하고 보고하십시오.
• 좌장 기록 취합과 책임자 보고: 사무국은 세션 기록을 서면 허가와 등록 연결 자료에 묶어 학술 책임자에게 전달하십시오.
• 출판 보장 금지와 공식 결정 확인: 기록이 엇갈리면 미확인 사유와 담당자를 남기고 PCO가 출판을 임의로 보장하지 마십시오. 최종 출판·등재 상태는 해당 책임자의 공식 결정으로 별도 확인하십시오.

서식으로 기록하고 다음 담당자에게 전달하기

[발표자 교체·등록·수행 확인표](/templates/presenter-substitution-approval.html)에 이 기사에서 확인한 내용을 기록하세요. 엑셀 파일의 빈서식·작성예시·안내 시트를 구분하고, 가상 예시를 참고해 내 행사 내용은 빈서식에 적습니다.

후보의 공저자 여부와 참가등록·논문 연결을 각각 확인합니다. 필요한 사전 서면허가와 조건을 받은 뒤 좌장·자료팀에 인계합니다.

사무국은 논문 ID로 승인조건과 등록 연결을 좌장에게 넘깁니다. 좌장은 수행 사실을 기록해 학술책임자에게 회신합니다.

현장 적용 전 필수 확인 사항: 학술대회 발표자 교체와 대리발표를 확정하기 전, 후보의 공저자 여부와 논문 등록 연결 및 필요한 사전 서면 허가를 확인하고, 세션 후 좌장의 발표·질의응답 기록까지 대조하는 절차를 확인하십시오.