이벤트 기획 전 문제 정의 및 대안 평가

Part 1. 기획 총괄 및 요청 부서

"행사 형식을 먼저 정하지 말고, 해결해야 할 문제를 먼저 정의하십시오."

• 행사 요청과 실제 문제 분리: 설명회를 열어 달라는 요청을 받더라도 곧바로 장소와 일정부터 정하지 마십시오. 신청자가 절차를 이해하지 못하는지, 상담 창구가 부족한지 기존 문의 기록과 참가자 피드백, 운영 자료를 대조해 확인하십시오.
• 근거가 부족한 문제의 확인 일정 지정: 확인할 자료가 없으면 문제를 확정하지 말고 미확인으로 기록하십시오. 요청 부서와 필요한 자료, 확인 담당자와 기한을 정하십시오.
• 관성적 개최 지양: 작년에 열었다는 사실만으로 같은 행사가 올해도 필요하다고 가정하지 마십시오. 현재 영향을 받는 대상과 바꾸려는 상황을 근거와 함께 다시 확인하십시오.

Part 2. 기획 및 예산 담당자

"행사를 열지 않는 선택지도 대안 목록에 포함해 같은 기준으로 비교하십시오."

• 현행 유지와 대안의 병렬 비교: 현재 안내를 유지하는 방식과 안내문 수정 및 온라인 질의응답, 소규모 현장 상담, 대규모 현장 행사 등 실현 가능한 대안을 나란히 놓고 비교하십시오. 현행 유지에도 비용과 위험이 있을 수 있습니다.
• 공통 목표와 참여 조건 대조: 각 대안이 동일한 목표에 어떻게 기여하는지, 필요한 준비 기한을 맞출 수 있는지 살펴보십시오. 대상자가 실제로 참여할 수 있도록 장애인 접근 지원과 이동·기술 접근의 제약도 대안별로 확인하십시오. 참가 건수만으로 이해도나 문제 해결을 단정하지 말고 사후 확인 방법을 정하십시오.
• 예산과 인력의 확정 상태 표시: 대안별 비용, 운영 인력과 준비 일정을 기록하되 배정되지 않은 예산이나 투입이 불확실한 인력을 확정된 것으로 표시하지 마십시오. 근거가 있는 추정치는 출처, 가정과 범위를 함께 표시하고 확정값과 구분하십시오. 근거가 없는 숫자는 임의로 기입하지 말고 미확인 조건과 확인 책임자를 남기십시오.
• 참고 지침의 적용 범위 구분: 영국 재무부의 Green Book은 현행 유지를 대안 비교의 기준으로 삼는 공공사업 평가 지침입니다. 이를 국내 행사에 자동으로 적용되는 의무로 해석하지 마십시오. 서울시의 2025년 마이스 산업 지원계획에서 소개한 평가 항목도 해당 연도와 사업의 조건이므로 다른 사업에는 최신 공고를 확인하십시오.

Part 3. 최종 의사결정자

"잠정 결정은 발주 승인이 아닙니다. 확인 기한과 담당자를 명시하십시오."

• 결정 근거와 기각 이유 기록: 대안 비교 결과를 검토해 진행, 규모 조정, 연기 또는 추가 확인을 결정하십시오. 선택한 이유와 채택하지 않은 대안의 기각 사유를 문서에 남기십시오.
• 미확인 조건의 후속 조치 지정: 비용, 일정, 접근 지원 또는 필요한 인허가 등 확인되지 않은 사항은 누가 언제까지 확인할지 정하고, 답변을 받은 뒤 결정 내용을 다시 검토하십시오.
• 최종 승인 전 계약과 발주 통제: 잠정 대안을 골랐다는 이유만으로 장소 대관이나 협력사 계약을 확정하지 마십시오. 조직의 승인 권한, 예산 및 실제 약정 조건을 확인하고 최종 승인을 받은 뒤 법적 구속력이 있는 발주를 진행하십시오.

현장 적용 전 필수 확인 사항: 본격적인 기획과 발주 전에 해결할 문제와 근거를 확인하고, 현행 유지와 비행사 대안을 포함한 비교 결과, 미확인 조건과 후속 담당자가 기록됐는지 대조하십시오.

서식으로 기록하고 다음 담당자에게 전달하기

[문제·근거·대안 선택 기록표](/templates/problem-options-review.html)에 이 기사에서 확인한 내용을 기록하세요. 엑셀 파일의 빈서식·작성예시·안내 시트를 구분하고, 가상 예시를 참고해 내 행사 내용은 빈서식에 적습니다.

먼저 문제를 최근 상황·막힌 행동으로 적고 근거의 대상과 기간을 연결하세요. 현행 유지, 비행사 대응, 행사안을 같은 목표와 기간으로 나란히 작성하세요.

기획 담당자는 근거 자료와 선택·보류 기록을 예산·발주 책임자에게 전달합니다. 미확인 조건은 확인 전까지 가정으로 유지합니다.