대행사 선정 및 배정 인력 검증

Part 1. 발주·선정 총괄

"회사의 행사 실적과 제안 PM의 실제 역할은 반드시 분리해 검증하십시오."

• 회사 실적과 개인 수행 역할의 엄격한 분리: 제안서에 적힌 화려한 대형 행사 실적이 제안 PM 개인의 경험을 증명하지 않습니다. 기획 총괄, 무대 제작, 등록 운영, 기술 공급 중 개인이 실제 맡았던 구체적 업무 범위를 별도 항목으로 확인하고 평가하십시오.
• 공개 가능한 산출물 기반 검증: 비공개 견적서나 참가자 명단을 무리하게 요구하지 말고, 공개 가능한 산출물의 종류와 담당 범위, 확인 경로를 제출받으십시오. 자료가 가려져 있거나 미확인된 부분은 평가자가 자의적으로 추정해 채우지 말고 확인 대기 사유로 남겨야 합니다.
• 단계별 필수 투입 구간 및 동일 담당 지정: PM이라는 직함만 보지 말고 제안 회의, 제작 승인, 현장 답사, 리허설, 본 행사, 철수 등 행사 단계별로 어떤 결정을 내리고 언제 참여하는지 확인하십시오. 특히 준비 단계부터 현장까지 반드시 동일한 인력이 이어받아야 할 핵심 책임 지점을 명확히 규정해야 합니다.

Part 2. 대행사·배정 인력 담당

"모호한 직함 대신, 확정된 일정 구간과 미확정 대안을 명시하십시오."

• 구간 기반 가용 일정의 서면 회신: 타 고객사의 상세 프로젝트나 민감한 개인정보를 요구받거나 제출할 필요 없이, 이번 행사에 필요한 핵심 날짜와 시간 구간에 실제로 투입될 수 있다는 가용성 회신을 명확히 제공하십시오.
• 확정 인력과 후보 인력의 구분 표기: 제안 시점에 투입 인력이 확정되지 않았다면 확정자와 후보자를 솔직하게 구분하십시오. 후보 인력에 대해서는 최종 확정 기한과 미확정 시 투입할 대체 인력 대안을 제안서 평가 기록에 첨부해야 신뢰를 확보할 수 있습니다.
• 인력 변경 시 철저한 인수인계 입증: 착수 단계나 실행 도중 담당자가 변경될 경우 단순 이름 교체에 그쳐선 안 됩니다. 제안 당시 고객과 약속한 사항, 미결 조건, 승인된 도면, 대외 연락 창구까지 온전히 인계되었음을 입증해야 합니다.

Part 3. 계약·착수 관리 담당

"핵심 인력의 임의 교체를 차단하고, 착수 회의에서 실제 투입표를 재검수하십시오."

• 지정 핵심 인력 조항 및 서면 승인 체계 수립: 미국 HHS 계약 개정 사례를 참고하여, 선정에 결정적 영향을 미친 핵심 인력은 계약서상 지정 인력으로 명시하십시오. 인력 교체 발생 시 사유와 요건을 확인하고 발주 측의 공식 서면 승인을 거치도록 계약에 명문화해야 합니다.
• 후임자 역량 요건과 재확인 범위 설정: 핵심 인력의 교체가 불가피할 경우 후임자의 자격과 경험이 계약에서 정한 요건을 충족하는지, 기존 인력과 동등 이상이어야 한다는 조건을 합의했다면 그 조건에도 부합하는지 검토하고, 인수인계 절차와 재확인 범위를 당사자 간 계약 조건에 맞춰 명확히 확정하십시오.
• 착수 회의 투입표와 제안 조건의 대조: 선정 평가 기록은 착수 회의의 실제 투입표와 대조해야 완결됩니다. 현장 당일 대행사가 인력을 임의로 교체하여 제안 당시 평가 조건을 훼손하지 못하도록, 변경 적정성을 상시 판단하고 통제할 관리 책임자를 지정하십시오.

미국 HHS의 핵심인력 지정·교체 승인 규정은 해당 기관의 계약 사례이며 국내 행사계약에 자동 적용되지 않습니다. 실제 교체 요건과 승인 절차는 공고 및 당사자 간 계약에 맞춰 확인하십시오.

현장 적용 전 필수 확인 사항: 대행사를 최종 선정하고 계약 및 착수 회의를 진행하기 전, 제안된 인력의 실제 역할과 행사 투입 일정, 교체 승인 조건을 빠짐없이 확인하십시오.