이벤트 사업성 검토 : 수입,비용 지급 시기를 함께 보기

무엇을 결정할지 먼저 정하세요

기획 책임자는 행사 개최, 규모 축소, 장소·운영 방식 변경 또는 연기 중 무엇을 결정할지 정하고 행사 목적, 필수 조건, 결정권자와 결정 기한을 기록합니다. 교육이나 공공서비스가 목적인 행사는 재무 성과만으로 판단하지 말고 기대 효과와 확인 근거도 별도로 적으세요.

진행을 잠정 선택한 것과 계약·지급 승인을 받은 것은 별개입니다. 승인권자와 예산 권한, 계약 조건이 확정되기 전에는 법적 구속력이 있는 발주나 지급을 진행하지 않습니다.

수입·재원과 지출의 상태를 구분하세요

장소, 제작, 인력, 홍보, 안전, 접근 지원과 철수 비용을 항목별로 정리하고 견적서·계약 조건과 확인 시각을 연결합니다. 연장 운영, 수량 변경, 취소·연기에 따라 생길 수 있는 조건부 비용과 미확인 금액은 따로 표시하세요. 추정치는 가정, 범위, 근거, 확인 담당자와 기한을 남깁니다.

티켓·후원·지원금은 이미 입금된 금액, 문서로 확약됐지만 아직 입금되지 않은 금액, 신청·협의 중인 예상 금액으로 구분합니다. 실제 사용 가능한 자체 예산의 배정 상태도 따로 확인하세요. 자체 예산은 자금 조달원이지 매출이나 행사 수익이 아닙니다. 미확인 금액을 0원이나 확보된 자금으로 처리하지 않습니다.

이 기록표는 편집팀의 예시이며 실제 계약·회계 양식이나 확약서가 아닙니다.

입금과 지급 시기를 함께 보세요

호주 Federation Council의 행사 예산 안내는 수입·지출과 함께 자금이 들어오고 나가는 시기를 확인하도록 권합니다. 총수입 예상이 총지출보다 많아도 선금 지급일에 자금이 부족할 수 있습니다.

재무 담당자와 해당 행사에 실제 사용할 수 있는 기초 잔액을 확정하고 날짜별 실제 입금·지급을 기록하세요. 같은 돈이 두 번 포함되지 않게 확인합니다. 확약됐어도 미입금인 돈은 현재 잔액에 넣지 말고, 예정 입금일과 조건을 충족한다는 가정 아래 예상 현금흐름에만 별도로 반영하세요. 신청·협의 중 수입도 실현 여부별 시나리오로 나누고 현재 가용 잔액에 합산하지 않습니다. 미확인 비용이 있으면 예상 잔액이나 부족액을 확정하지 말고 남은 항목을 표시하세요.

기말 가용 잔액은 해당 기간의 기초 잔액에 실제 입금을 더하고 실제 지급을 뺀 값입니다. 다음 기간에는 그 기말 잔액을 기초 잔액으로 이어 쓰되, 계좌·사용 제한과 중복 계상을 재무 담당자와 확인합니다. 예측 시나리오는 실제 기록과 분리해 입금 조건, 지급 예정액, 가정과 확인 시점을 표시하세요.

지원금 지급 조건을 따로 확인하세요

서울시의 2025년 국제회의 지원사업은 지출과 결과보고·증빙 검토 후 지원금을 지급하는 절차를 안내했습니다. 그해 해당 사업의 사례이며 모든 지원금이 나중에 지급된다는 뜻은 아닙니다.

실제 공고와 협약에서 지원 대상 비용, 지원 한도와 감액 조건, 신청·지급 시점, 증빙과 선집행 여부를 확인하고, 지급 전 자금을 마련할 수 있는지 재무 담당자와 검토하세요. 승인된 금액도 입금 전에는 현재 가용 잔액이 아닙니다.

기본안과 대안을 같은 조건으로 비교하세요

영국 재무부의 Green Book은 공공사업의 대안별 비용·효과·위험과 불확실성을 함께 평가하도록 안내합니다. 이는 영국 공공사업 지침이지 국내 민간 행사의 의무는 아닙니다. 기본안, 규모 축소, 회차·일정 변경과 현행 유지 등 가능한 안을 같은 비교 기간과 비용 범위로 대조하세요. 현행 유지에도 비용과 위험이 있을 수 있습니다.

각 안의 목적 달성, 실제 가용 자금과 입금 전 자금 부족, 조건부 비용, 필요 인력·준비 기간 및 주요 위험을 기록합니다. 수정 견적이나 계약 변경이 미확인이라면 절감액을 확정하지 않습니다.

가상 예시: 후원이 늦어지면 무엇을 바꿀까

다음 금액은 이해를 돕기 위한 가상의 예시이며 실제 행사나 지원금의 조건이 아닙니다. 사용 가능한 기초 자금이 1,000만 원이고 장소 계약금 800만 원을 실제 지급했다면, 다른 입출금이 없을 때 기말 가용 잔액은 200만 원입니다. 협의 중인 후원금 700만 원은 아직 입금되지 않았으므로 현재 잔액에 더하지 않습니다.

재무 담당자는 이후 지급할 확정·미확인 비용과 후원 확정 여부를 확인하고, 담당자는 기본안과 장소·회차 조정안을 비교합니다. 후원 입금을 가정한 전망과 입금되지 않는 전망은 별도로 기록하며, 다른 비용을 모르면 어느 안이 충분한지 확정하지 않습니다.

결정권자와 다음 확인일을 남기세요

기획·재무 담당자는 추천안과 대안의 차이, 확인된 비용과 자금, 미확인 조건과 지급 일정, 결정이 늦어질 때 영향을 받는 계약 조건을 결정권자에게 전달합니다. 결정권자는 진행·조정·연기·추가 확인 여부, 결정 근거, 후속 담당자와 다음 확인일을 기록합니다. 조건이 바뀌면 관련 견적과 현금흐름을 다시 대조하세요.

예상 손익이나 재원 확보가 계약·지급 승인까지 뜻하지는 않습니다. 세금·지원금·계약의 처리 조건은 해당 계약과 기관 지침 및 필요한 전문 검토를 따릅니다.

현장 적용 전 필수 확인 사항: 행사 진행 또는 발주를 결정하기 전 목적과 대안, 실제 가용 자금과 입출금 일정, 미확인 비용과 후속 담당자, 최종 결정 및 별도 승인 조건을 대조하세요.

서식으로 기록하고 다음 담당자에게 전달하기

[재원 상태·입출금 일정·가용 자금 기록표](/templates/cash-flow-readiness.html)에 이 기사에서 확인한 내용을 기록하세요. 엑셀 파일의 빈서식·작성예시·안내 시트를 구분하고, 가상 예시를 참고해 내 행사 내용은 빈서식에 적습니다.

재무 담당자가 실제 가용 기초 잔액을 확인하고 기존 자금을 입금으로 다시 더하지 마세요. 실제 입금과 지급만 각각 숫자로 적고 증빙 ID와 확인시각을 연결하세요.

재무 담당자는 실제 잔액과 근거, 미입금 조건·예정 지급을 기획 결정권자에게 전달합니다. 계약·지급 담당자는 별도 예산 권한과 약정 조건을 확인한 뒤 실행합니다.